1. SoftwareBusiness Software Quickbooks Hoe QuickBooks 2020 in 10 eenvoudige stappen te installeren

Door Stephen L. Nelson

Als je QuickBooks 2020 nog niet hebt geïnstalleerd, kun je het nu meteen voltooien en volg je deze tien eenvoudige stappen:

 1. Schakel de pc in.

Zoek en draai de stroomschakelaar van de computer. Afhankelijk van de versie van Windows die u gebruikt (Windows 7, 8 of 10), kan uw scherm er enigszins afwijken van de afbeeldingen hier. Ik gebruik trouwens Windows 10. (Niet dat het je interesseert of dat het ertoe doet.)

Als u QuickBooks installeert op een computer met een professionele of zakelijke editie van Windows, moet u zich mogelijk aanmelden als beheerder of als gebruiker met beheerdersrechten. In de zakelijke smaken van de Windows-besturingssystemen, vereist Windows-beveiligingsfuncties een beheerder om het QuickBooks-programma te installeren.

 2. Download de QuickBooks-software en klik vervolgens op Volgende.

U hebt waarschijnlijk QuickBooks rechtstreeks van de Intuit-website gekocht. Als dit het geval is, vraagt ​​Windows u na het downloaden van de software om de InstallShield Wizard (een ander programma) uit te voeren, waarmee het installatieprogramma van QuickBooks wordt gestart. Uiteindelijk geeft Windows een klein berichtvenster weer met de tekst Welkom bij QuickBooks Desktop.

Als alternatief kunt u het QuickBooks-programma ergens hebben gekocht, zoals een winkel met kantoorartikelen. In dat geval moet u het QuickBooks-pakket openen en de CD eruit halen (die er precies uitziet als degenen die muziek afspelen). Vervolgens plaatst u de CD in uw CD-ROM-station. Windows herkent dat u de QuickBooks-CD hebt geplaatst, start uiteindelijk het installatieprogramma van QuickBooks en geeft een klein berichtvenster weer met de melding Welcome to QuickBooks Desktop.

Klik op Volgende in het berichtvenster om echt van start te gaan. (Mogelijk moet u opnieuw op Volgende klikken.)

 3. Geef aan dat u de QuickBooks-licentieovereenkomst accepteert en klik vervolgens op Volgende.

Nadat het installatieprogramma van QuickBooks is gestart, vraagt ​​QuickBooks of u akkoord gaat met de regels ervan, zoals vervelend gedetailleerd beschreven in de licentieovereenkomst die op het scherm wordt weergegeven. Ervan uitgaande dat u dat doet - en u moet ermee instemmen de software te installeren - schakelt u het selectievakje genaamd Ik accepteer de voorwaarden van de licentieovereenkomst in (maar alleen omdat ik geen andere keuze heb) en klik dan op Volgende.

 4. Geef de licentie- en productnummers op en klik vervolgens op Volgende.

Wanneer het venster Licentie- en productnummers verschijnt, voert u deze twee stukjes licentie-informatie in (ze moeten op een gele sticker op de achterkant van de hoes van de cd worden afgedrukt of in het venster met de aankoopbon worden weergegeven als u de software hebt gedownload) en klik vervolgens op Volgende.

 5. Beschrijf elk netwerk dat u plant.

Wanneer het venster Aangepaste en netwerkopties verschijnt, geeft u op of u het QuickBooks-gegevensbestand via een netwerk wilt delen. De meeste kleine bedrijven niet. Als uw bedrijf zich in deze situatie bevindt, geeft u er desgevraagd aan dat u QuickBooks alleen gebruikt op de computer waarop u de software installeert.

Mogelijk hebt u een aantal andere opties, afhankelijk van de versie van QuickBooks die u installeert. U kunt QuickBooks op de computer installeren en de QuickBooks-gegevens beschikbaar maken voor andere computers in het netwerk, of u kunt de installatie van de QuickBooks-software overslaan maar het QuickBooks-gegevensbestand op de computer opslaan.

Aangepast en netwerkopties venster

 6. Selecteer de installatielocatie en klik vervolgens op Volgende.

Wanneer het venster Upgrade of Wijzig installatielocatie verschijnt, klikt u op de knop Volgende om de standaardinstallatielocatie van Intuit te gebruiken. (De standaardinstallatielocatie is goed voor 999 van 1.000 gebruikers.)

U hoeft de voorgestelde installatielocatie niet te kiezen. In plaats daarvan kunt u ervoor kiezen om het QuickBooks-programma en gegevensbestanden op een andere locatie te bewaren. Ik praat hier niet over deze optie omdat de meeste mensen deze aanpassing niet willen (en zouden moeten) doen. Wat meer is, als u iemand bent die de instellingen van de QuickBooks-installatielocatie veilig kan aanpassen, heeft u mijn hulp niet nodig om uit te zoeken hoe deze wijziging werkt.

Venster Upgrade of Wijzig installatielocatie

 7. Begin de installatie door op Installeren te klikken.

Het installatieprogramma vertelt je eindelijk dat het klaar is om te beginnen zodra je op Installeren klikt. Klik op installeren. Het programma begint met het installeren van QuickBooks Desktop.

Terwijl het installatieprogramma wordt uitgevoerd, geeft een kleine balk uw voortgang weer.

Klik op Annuleren als u de installatie op elk gewenst moment wilt annuleren. QuickBooks waarschuwt u dat de installatie onvolledig is. Dat is goed; start gewoon de volgende keer helemaal opnieuw.

 8. Neem een ​​paar minuten om over de zin van het leven na te denken of neem een ​​glas water.

 9. Wanneer het installatieprogramma is voltooid, klikt u op QuickBooks openen.

Gefeliciteerd. U bent klaar met de installatie. U hebt een nieuw item in het menu Programma's en waarschijnlijk nieuwe snelkoppelingen op uw bureaublad.

 10. Activeer QuickBooks.

De eerste keer dat u QuickBooks opent, wordt u gevraagd QuickBooks te activeren. Activering betekent in wezen dat u QuickBooks vertelt wie u bent. Als QuickBooks uw identiteit kan raden met behulp van de oude productregistratie-informatie die het op uw computer vindt, wordt u eenvoudig gevraagd om te bevestigen dat de schatting correct is. Anders moet u door enkele hoepels springen en aanvullende identificerende informatie verstrekken.

U wilt waarschijnlijk QuickBooks registreren voordat u het gaat gebruiken.

Als u op een netwerk werkt en een QuickBooks-bestand op een computer wilt delen met een andere computer op het netwerk, moet u QuickBooks installeren op alle andere computers die u wilt gebruiken om met het bestand te werken. Opmerking: u hebt voor elke computer waarop u QuickBooks wilt installeren een apart exemplaar van QuickBooks (zoals van de versie met vijf pakketten) nodig.

Het gebruik van QuickBooks op een netwerk met meerdere QuickBooks-gebruikers is trouwens niet super lastig of vreselijk ingewikkeld. QuickBooks zorgt voor de moeilijke dingen. Als u meer dan één persoon QuickBooks gebruikt, bent u het aan uzelf (en uw bedrijf) verplicht om een ​​netwerk op te zetten en vervolgens meerdere exemplaren van QuickBooks te kopen en te installeren.

  1. SoftwareBusiness SoftwareQuickbooks Hoe voertuig kilometers in QuickBooks 2020 te volgen

Door Stephen L. Nelson

QuickBooks levert een kilometerstand voor bedrijfsvoertuigen die u kunt gebruiken om zakelijke kilometerstanden bij te houden en bij te houden. Zoals u wellicht al weet, moet u zowel uw totale mijlen als uw zakelijke mijlen kennen om voertuigkosten nauwkeurig af te trekken op uw belastingaangifte. (Als u niet zeker weet hoe dit werkt, overleg dan met uw belastingadviseur.)

Uw voertuigen identificeren

Volgens de wet moet u uw kilometers per voertuig volgen. QuickBooks 2020 biedt dienovereenkomstig een voertuiglijst. Volg deze stappen om items toe te voegen aan de Voertuiglijst:

Het venster Voertuiglijst

Voertuigmijlen opnemen

Nadat u uw bedrijfsvoertuigen aan de Voertuiglijst hebt toegevoegd, registreert u elke rit met behulp van het venster Voertuigafstand invoeren. Ga hiervoor als volgt te werk:

Het venster Voer kilometerstand in

De voertuigrapporten gebruiken

Als u op de knop Rapporten onderaan het venster Voertuiglijst klikt, geeft QuickBooks een vervolgkeuzemenu weer met vier voertuigkilometerrapporten: Kilometerstand per voertuigoverzicht, Kilometerstand per voertuigdetail, Kilometerstand per taakoverzicht en Kilometerstand per taakdetail.

U kunt een ander menu met opdrachten openen die dezelfde rapporten produceren door op de knop Kilometerrapporten te klikken die boven aan het venster Voer kilometerstand invoeren verschijnt.

Kies een van de rapporten in een van deze menu's om een ​​bepaald kilometerstandrapport te maken.

Updaten van kilometerstand van voertuigen

Als u klikt op de knop Kilometerstanden boven in het venster Voer kilometerstand in, geeft QuickBooks het dialoogvenster Kilometerstand weer. In het dialoogvenster Kilometerstanden worden de IRS-tarieven (Internal Revenue Service) en hun ingangsdatum weergegeven. U kunt een nieuwe kilometerstand invoeren door op de volgende open rij van het kilometeroverzicht te klikken en vervolgens de ingangsdatum in de kolom Ingangsdatum en het standaardtarief in de kolom Tarief in te voeren. U kunt de zakelijke kilometerstand van het lopende jaar vinden op de IRS-website.

Het dialoogvenster Kilometerstanden

Opmerking: in 2019 was de standaard kilometerstand 58 cent per mijl, maar de IRS werkt dit cijfer meestal een- en soms twee keer per jaar bij. U wilt dus de huidige koers controleren wanneer u uw berekeningen uitvoert. Met andere woorden, gebruik geen van de oude, verouderde standaard kilometerstanden. Alstublieft.

  1. SoftwareBusiness SoftwareQuickbooksEen lijst met vaste activa instellen in QuickBooks 2020

Door Stephen L. Nelson

Als uw bedrijf veel dingen met een langdurige waarde bezit, moet u of uw accountant de items bijhouden. Als u de items wilt volgen, kunt u dit doen met behulp van de lijst met vaste activa in QuickBooks 2020.

Items toevoegen aan de lijst met vaste activa

Volg deze stappen om een ​​meubelstuk, een beetje apparatuur of machines of een ander item met een lange levensduur toe te voegen aan de lijst met vaste activa:

Venster Lijst met vaste activa-items

Het toevoegen van vaste activa-items on the fly

U kunt items toevoegen aan de lijst met vaste activa, zoals beschreven in de voorgaande paragrafen. U kunt ook een item toevoegen aan de lijst Vaste activa wanneer u de factuur registreert die de leveranciersfactuur voor het activum registreert of wanneer u de cheque registreert die de leveranciersfactuur voor het activum betaalt.

Dit werkt als volgt: als u QuickBooks hebt verteld dat u een lijst met vaste activa wilt behouden, vraagt ​​QuickBooks u om een ​​item voor een vast activum toe te voegen wanneer u een account voor een vast activum categoriseert of debiteert terwijl u een rekening invoert of een cheque opneemt.

Om de informatie te verzamelen die nodig is om het item voor vaste activa in te stellen, geeft QuickBooks hetzelfde venster Nieuwe item weer. De stappen voor het invullen van het venster Nieuw item werken ook bij het direct toevoegen van items met vaste activa.

Items in de lijst met vaste activa bewerken

Ga als volgt te werk om een ​​item met een vast activum te bewerken (bijvoorbeeld als u een fout hebt gemaakt bij het invoeren van een beetje informatie):

Het venster Item bewerken

QuickBooks voert geen boekhouding uit met de aankoop- en / of verkoopinformatie die wordt weergegeven in de vensters Nieuw item en Item bewerken. Er wordt geen activum aan de balans toegevoegd omdat u bijvoorbeeld een item met een vast activum instelt. En QuickBooks zal de winst of het verlies bij verkoop van het actief niet berekenen omdat u verkoopinformatie invoert. U moet dat zelf doen - of uw accountant dat laten doen - door standaard QuickBooks-transacties of traditionele journaalboekingen te gebruiken.

  1. SoftwareBusiness SoftwareQuickbooks Hoe QuickBooks 2020-bestanden te delen

Door Stephen L. Nelson

Oké, hier is een leuke deal: binnen QuickBooks kun je gebruikersrechten instellen, waarmee je kunt opgeven wie toegang heeft tot welke delen van je QuickBooks-bestanden. U kunt zelfs met uw QuickBooks-bestand op een netwerk en in een omgeving met meerdere gebruikers werken met behulp van een krachtige functie die recordvergrendeling wordt genoemd.

Als u op een netwerk werkt en de QuickBooks-netwerkfuncties wilt gebruiken of gewoon wilt weten, leest u dit artikel. Als u de enige bent die QuickBooks gebruikt, kunt u dit artikel overslaan.

Een QuickBooks-bestand delen op een netwerk

Twee belangrijke functies voeden de QuickBooks-netwerkmogelijkheden voor meerdere gebruikers: gebruikersrechten en recordvergrendeling. De functie gebruikersmachtigingen geeft meerdere gebruikers van een QuickBooks-bestand unieke machtigingsinstellingen voor toegang tot verschillende delen van QuickBooks. Met Record Locking, de tweede functie, kunnen meerdere personen tegelijkertijd inloggen en werken met een QuickBooks-bestand.

Gebruikers machtigingen

Met QuickBooks kunt u gebruikersrechten instellen zodat u verschillende QuickBooks-gebruikers verschillende rechten kunt geven. Jane Owner kan misschien alles doen wat ze wil, omdat ze, figuurlijk gezien, Da Man is. Joe Clerk kan echter alleen rekeningen invoeren. Joe, een nederige bediende van misschien twijfelachtig oordeel en discretie, heeft misschien niet de mogelijkheid om de winst- en verliesrekening van het bedrijf te bekijken, cheques af te drukken of betalingen van klanten vast te leggen. Dit idee is op praktisch niveau zinvol, toch? In een situatie waarin veel mensen toegang hebben tot het QuickBooks-bestand, wilt u ervoor zorgen dat vertrouwelijke informatie vertrouwelijk blijft.

U wilt er ook voor zorgen dat mensen uw financiële administratie niet opzettelijk of onbedoeld kunnen beschadigen. U wilt niet dat iemand onjuiste gegevens invoert (misschien omdat hij ergens in het QuickBooks-programma struikelt waar hij geen zaken heeft). En u wilt niet dat iemand frauduleus transacties registreert - zoals nepcheques - dat ze contant geld kan gebruiken.

Ik denk dat als je nadenkt over dit soort gebruikersrechten, je je zult realiseren dat "Hé, ja, dat is logisch!" Dus ik ga er niet meer over praten. Ik wil afsluiten met een paar algemene opmerkingen over hoe u beslist welke gebruikersrechten geschikt zijn:

  • Gegevensvertrouwelijkheid: dit probleem heeft waarschijnlijk het meeste te maken met uw managementfilosofie. Hoe opener je bent over dingen, hoe minder je je waarschijnlijk zorgen hoeft te maken over mensen die om dingen zoeken. Ik wil er echter op wijzen dat payroll altijd een gevoelig onderwerp is. Als iedereen weet wat iedereen krijgt, vinden er interessante discussies plaats - maar dat wist u al. Gegevensbeschadiging: Wat gegevensbeschadiging betreft, moet u weten dat mensen meestal twee algemene regels toepassen: Geef mensen geen toegang tot tools waarvan ze niet weten hoe ze het moeten gebruiken. Dat vraagt ​​alleen maar om problemen. Zorg ervoor dat niemand in een bepaald deel van het boekhoudsysteem zonder toezicht kan rondslingeren - vooral als die persoon geld registreert of verwerkt.

Gebruik indien mogelijk een buddy-systeem waarbij mensen dingen samen doen, zodat mensen het werk van anderen altijd controleren - zelfs al is het maar indirect. Misschien registreert Joe een rekening, maar Jane snijdt altijd de rekening af om de rekening te betalen. Misschien registreert Raul klantfacturen, maar Chang stuurt ze uit. Misschien registreert Saul contante ontvangsten, maar Beth stort ze. Je ziet het patroon, toch? Als twee mensen met een bepaalde economische gebeurtenis te maken hebben - nogmaals, vooral een waarbij contant geld betrokken is - is het een heel goed idee voor Joe en Jane, Raul en Chang, en Saul en Beth om over elkaars schouders te kijken.

Record vergrendeling

De eenvoudigste manier om recordvergrendeling te begrijpen, is om het te vergelijken met de andere soorten vergrendeling: bestandsvergrendeling. De meeste andere programma's gebruiken bestandsvergrendeling. Bestandsvergrendeling betekent dat als een persoon op het netwerk bijvoorbeeld een tekstverwerkingsdocument open heeft, niemand anders op het netwerk dat document kan openen en vervolgens bewerken. Anderen kunnen misschien een kopie van het document openen dat ze op hun computer kunnen opslaan, maar ze kunnen het originele document niet bewerken. Het besturingssysteem vergrendelt het originele document (het bestand), zodat slechts één persoon tegelijkertijd met het bestand kan spelen. Deze vergrendeling zorgt voor de integriteit van de gegevens en de wijzigingen die mensen in de gegevens aanbrengen. (Als dit bedrijf over het waarborgen van integriteit vreemd lijkt, denk dan aan de moeilijkheid om ervoor te zorgen dat de wijzigingen van beide mensen in een tekstverwerkingsdocument terechtkomen dat beide mensen tegelijkertijd bewerken.)

Recordvergrendeling werkt anders. Met recordvergrendeling kan meer dan één persoon in het netwerk hetzelfde bestand tegelijk openen en bewerken, maar slechts één persoon kan met een specifiek record werken.

Een record is een onderdeel van een bestand. In een bestand met facturen die u aan leveranciers verschuldigd bent, is het bestand bijvoorbeeld de volledige verzameling facturen. De afzonderlijke facturen zijn records in het bestand en meer dan één persoon kan het facturenbestand openen. Individuele rekeningen, echter - de individuele records waaruit het bestand bestaat - worden vergrendeld wanneer een persoon een record grijpt.

Deze informatie klinkt misschien als teveel verwarring, maar onderscheid maken tussen bestanden en de records in een bestand maakt het mogelijk bestanden te delen. Als Jane bijvoorbeeld in QuickBooks een factuur voor Alpha Company in een bestand invoert, kan Joe een factuur voor Beta Corporation bewerken omdat de twee facturen verschillende records zijn. Vanwege recordvergrendeling kan Jane echter niet voor de gek houden met de factuur van Beta Corporation die Joe aan het bewerken is. En Joe - nogmaals, vanwege recordvergrendeling - kan niet prutsen aan de Alpha Company-factuur die Jane binnenkomt.

Meer in het algemeen gesteld, kunnen geen twee personen hetzelfde record in een bestand tegelijkertijd bewerken. Met recordvergrendeling kunnen werknemers een bestand in een omgeving met meerdere gebruikers gebruiken, omdat meerdere personen met een bestand kunnen werken.

QuickBooks installeren voor netwerkgebruik

Als u QuickBooks voor netwerkgebruik wilt installeren, moet u QuickBooks eerst installeren op alle computers in het netwerk die toegang moeten hebben tot en werken met het QuickBooks-bestand. Deze taak is niet lastig. U hoeft QuickBooks op geen enkele manier te installeren om QuickBooks-bestanden te kunnen delen.

U moet een exemplaar van QuickBooks kopen voor elke computer waarop het programma wordt uitgevoerd. Als u drie computers hebt waarop u QuickBooks wilt gebruiken, moet u drie exemplaren van QuickBooks kopen. Of u kunt een speciale licentieversie met meerdere zitplaatsen van QuickBooks kopen. Als u probeert een enkel exemplaar van QuickBooks (met een enkele sleutelcode) op meerdere computers te installeren, staat QuickBooks niet toe dat twee computers met dezelfde sleutelcode een bestand delen in de modus voor meerdere gebruikers.

Wanneer u het bestand maakt dat u wilt delen, moet u ervoor zorgen dat u het bestand opslaat op een locatie waar de andere QuickBooks-gebruikers er toegang toe hebben. Dat wil zeggen dat u het bestand mogelijk op een server moet opslaan. U kunt het bestand ook op een clientcomputer opslaan, mits u machtigingen voor delen toewijst voor de map of het station waarop u het QuickBooks-bestand opslaat.

Een ander belangrijk ding: wie het QuickBooks-bestand maakt, wordt automatisch de bestandsbeheerder. De bestandsbeheerder heeft toegang tot alle delen van het bestand en stelt de andere gebruikers van het bestand in, dus u wilt niet dat iemand het QuickBooks-bestand instelt. De bedrijfseigenaar of het hoofd van de boekhouding is goed geschikt voor deze taak. In ieder geval moet de persoon die het bestand opstelt, een betrouwbare persoon op kantoor zijn die gemakkelijk bereikbaar is voor vragen of problemen die zich voordoen. Ook zou deze persoon waarschijnlijk een sterke achtergrond in boekhouding moeten hebben. Zie het volgende gedeelte voor meer informatie.

Gebruikersrechten instellen

U kunt QuickBooks vertellen wie het bestand nog meer zal gebruiken en machtigingen instellen voor deze andere mensen tijdens QuickBooks Setup of later.

Gebruikersrechten in Enterprise Solutions

Volg deze stappen om machtigingen in Enterprise Solutions in te stellen:

 1. Vertel QuickBooks dat u gebruikersmachtigingen wilt instellen.

Kies de opdracht Bedrijf → Gebruikers → Gebruikers en rollen instellen. QuickBooks geeft het dialoogvenster Gebruikers en rollen weer (niet getoond).

 2. Geef aan dat u een nieuwe gebruiker wilt instellen.

Klik op de knop Nieuw zodat QuickBooks het dialoogvenster Nieuwe gebruiker (niet weergegeven) weergeeft met een lijst met verschillende boekhoudrollen die een QuickBooks-gebruiker kan vervullen. Deze rollen geven een gebruiker de mogelijkheid om passende boekhoudtaken uit te voeren met het QuickBooks-programma. Het vak Beschrijving onder in het dialoogvenster geeft een overzicht van de taken die iemand in een bepaalde rol mogelijk moet uitvoeren.

 3. Selecteer de rol die het beste overeenkomt met de gebruiker die u beschrijft en klik vervolgens op Toevoegen.

Eigenaren moeten trouwens de rol Volledige toegang hebben, zodat ze alles kunnen doen wat ze willen. Merk op dat u een gebruiker meerdere rollen kunt geven.

Als u de rechten van een bestaande gebruiker wilt wijzigen, selecteert u de gebruiker op het tabblad Gebruikerslijst en klikt u vervolgens op de knop Bewerken. QuickBooks geeft het dialoogvenster Gebruiker bewerken weer (niet afgebeeld), dat lijkt op het dialoogvenster Nieuwe gebruiker en waarmee u de rol of rollen van een gebruiker kunt wijzigen.

 4. Klik op OK om terug te keren naar het dialoogvenster Gebruikers en rollen.

U kunt de machtigingen (in feite de lijst met mogelijkheden die QuickBooks toestaat) bekijken voor een bepaalde persoon of een vooraf gedefinieerde rol. Als u de machtigingen van een gebruiker wilt zien, selecteert u het tabblad Gebruikerslijst van het dialoogvenster Gebruikers en rollen, klikt u op de knop Machtigingen weergeven, selecteert u de gebruiker in de keuzelijst en klikt u vervolgens op de knop Weergeven. QuickBooks geeft een groot dialoogvenster weer dat specifiek aangeeft wat de gebruiker kan doen. Als u de machtigingen voor een bepaalde rol wilt bekijken, selecteert u het tabblad Rollijst van het dialoogvenster Gebruikers en rollen, klikt u op de knop Machtigingen weergeven, selecteert u de rol en klikt u vervolgens op de knop Weergeven.

Gebruikersrechten in QuickBooks Pro en Premier

Ga als volgt te werk om machtigingen in QuickBooks Pro of QuickBooks Premier in te stellen:

 1. Kies de opdracht Bedrijf → Gebruikers en wachtwoorden instellen → Gebruikers instellen.

 QuickBooks geeft het dialoogvenster Gebruikerslijst weer (zie de afbeelding).

Dialoogvenster Gebruikerslijst

 2. Klik op de knop Gebruiker toevoegen.

QuickBooks geeft het dialoogvenster Gebruikerswachtwoord en toegang instellen weer, waarmee u nieuwe gebruikers kunt toevoegen en wachtwoorden kunt opgeven.

Dialoogvenster Gebruikerswachtwoord en toegang instellen

 3. Typ een gebruikersnaam en wachtwoord van de extra persoon die u het QuickBooks-bestand wilt kunnen gebruiken; typ vervolgens het wachtwoord opnieuw in het tekstvak Wachtwoord bevestigen.

Door het wachtwoord opnieuw in te voeren, bevestigt u dat u het wachtwoord de eerste keer correct hebt ingevoerd.

Vanaf dit moment, wanneer iemand het QuickBooks-bestand opent, vraagt ​​QuickBooks om een ​​gebruikersnaam en wachtwoord. Dus om een ​​andere persoon toegang te geven tot het QuickBooks-bestand, moet hij de gebruikersnaam en het wachtwoord invoeren dat u hebt ingesteld.

 4. Geef de toegang van de gebruiker op.

QuickBooks geeft een dialoogvenster weer met de vraag of u wilt dat de persoon toegang heeft tot alle delen van het QuickBooks-bestand of slechts enkele gebieden.

Als u opgeeft dat u slechts enkele gebieden toegang wilt geven - waarschijnlijk het normale geval - geeft QuickBooks een aantal dialoogvensters weer waarmee u machtigingen voor elk gebied kunt instellen. U selecteert de optietoets Geen toegang om een ​​bepaald gebied (zoals bankzaken) buiten de grenzen voor de gebruiker te plaatsen, selecteer de optietoets Alle gebieden van QuickBooks om de gebruiker toestemming te geven om transacties en rapporten in het gebied te maken en af ​​te drukken, of selecteer de optie Geselecteerde gebieden van QuickBooks om de gebruiker gedeeltelijke toegang tot het gebied te geven. Als u de optie Geselecteerde gebieden kiest, moet u de beperkte toegang opgeven door de pagina's van de wizard te doorlopen en de toegang die u wilt dat de gebruiker heeft, nauwkeurig te beschrijven. U kunt ook opgeven of andere toepassingen (zoals TurboTax) toegang krijgen tot de QuickBooks-gegevens.

gebruikerstoegang is gespecificeerd

 5. Controleer de toegang van de gebruiker.

Nadat u klaar bent met het doorlopen van het dialoogvenster Gebruikerswachtwoord en toegang instellen, geeft QuickBooks een samenvatting van de machtigingen voor een gebruiker. Klik op de knop Terug als u terug wilt gaan en machtigingen voor een gebied wilt wijzigen, of klik op Voltooien om aan te geven dat u klaar bent met het opgeven van wat de specifieke gebruiker kan doen. QuickBooks geeft het dialoogvenster Gebruikerslijst opnieuw weer, met de nieuwe gebruiker toegevoegd. Klik op Gebruiker toevoegen om een ​​nieuwe gebruiker toe te voegen, klik op Gebruiker bewerken om de geselecteerde gebruiker te bewerken of klik op Sluiten om het dialoogvenster te sluiten.

Een gebruiker kan zich aanmelden en een QuickBooks-bestand openen vanaf elke computer in het netwerk, zolang de computer QuickBooks heeft geïnstalleerd en netwerktoegang heeft tot het QuickBooks-bestand. Als een persoon echter een beperkt gebied probeert te openen of een ongeautoriseerde actie uitvoert, geeft QuickBooks een berichtvenster weer waarin wordt aangegeven dat de persoon niet over de benodigde machtigingen beschikt om de actie uit te voeren.

Opgeven en werken in de modus voor meerdere gebruikers

Als meerdere personen tegelijk met een QuickBooks-bestand willen werken, moeten gebruikers met het QuickBooks-bestand in de modus voor meerdere gebruikers werken. De eerste persoon die het bestand opent, moet de modus voor meerdere gebruikers opgeven zodat anderen het bestand kunnen openen. Als u de modus voor meerdere gebruikers wilt opgeven, kiest u Bestand -> Overschakelen naar modus voor meerdere gebruikers. Je kunt zien dat je in de modus voor meerdere gebruikers werkt, omdat de titelbalk van QuickBooks dit aangeeft. Wanneer andere mensen het QuickBooks-bestand openen, wordt het automatisch geopend in de modus voor meerdere gebruikers. Om een ​​andere gebruiker in de modus voor één gebruiker te laten werken, moeten de andere gebruikers het QuickBooks-bestand sluiten en de gebruiker die in de modus voor één gebruiker wil werken, moet Bestand -> Overschakelen naar Modus voor één gebruiker kiezen.

Het delen van een QuickBooks-bestand via een netwerk vergt een paar trucs. Eerst moet u ervoor zorgen dat niemand die zich in de modus voor één gebruiker bevindt, het bestand gebruikt dat u wilt openen. Als iemand het bestand gebruikt en u probeert het te openen, geeft QuickBooks een bericht weer dat aangeeft dat iemand het bedrijfsbestand in de modus voor één gebruiker gebruikt. Laat de persoon overschakelen naar de modus voor meerdere gebruikers en klik vervolgens op de knop Opnieuw proberen.

Zodra u begint met het maken of bewerken van een transactie, vergrendelt QuickBooks de transactie. Op deze manier kan niemand anders de transactie bewerken terwijl u eraan werkt. U kunt zien of er een transactie is geopend in de bewerkingsmodus aan de hand van wat QuickBooks weergeeft in de titelbalk bovenaan het formulier: Transactie bewerken. Andere gebruikers kunnen de transactie openen terwijl u deze in de bewerkingsmodus bewerkt, maar ze kunnen er geen wijzigingen in aanbrengen totdat u klaar bent.

Als u bijvoorbeeld een transactie probeert te bewerken die uw collega Harriet al heeft geopend in de bewerkingsmodus, geeft QuickBooks een bericht weer met de tekst (en hier parafraseer ik) Pardon, Bubba. Harriet werkt aan die transactie. Je moet later terugkomen.