1. Software Microsoft Office Samenwerken in SharePoint vanuit Office 365

Door Peter Weverka

SharePoint is het webgebaseerde teamsamenwerkingsplatform van Microsoft. Bedrijven gebruiken SharePoint Online om documenten op te slaan, projecten te beheren en collega's toe te staan ​​met elkaar samen te werken.

SharePoint Online is niet noodzakelijkerwijs overal (overal aanwezig of overal te vinden), maar probeert het wel te zijn. SharePoint Online-sites zijn ontworpen om overal toegankelijk te zijn - vanaf een desktopcomputer, een laptop, een tablet of een smartphone. Ongeacht het apparaat dat u gebruikt, de inhoud moet toegankelijk en gebruikersvriendelijk zijn.

Dit artikel introduceert SharePoint Online, vertelt u hoe u uw weg kunt vinden op een teamsite, bestanden kunt uploaden en ermee kunt werken in documentbibliotheken, bestanden kunt delen met collega's, bestanden kunt synchroniseren en uw Office 365-profiel kunt bijwerken.

Introductie van teamsites

Een SharePoint-teamsite is een collaboratieve werkruimte waar collega's aan dezelfde bestanden kunnen werken, projecten kunnen volgen en met elkaar kunnen communiceren.

De afbeelding toont een typische SharePoint Online-teamsite in het Office 365-venster. Deze sites kunnen er anders uitzien, afhankelijk van hoe sitebeheerders ze hebben ingesteld, maar ze hebben dezelfde tools gemeen. Een teamsite biedt de mogelijkheid om Office 365-toepassingen te openen, bestanden te uploaden en te downloaden en samen te werken met collega's. Op deze pagina's wordt uitgelegd hoe u kunt inloggen op een teamsite en uw weg op het scherm kunt vinden.

SharePoint Online-teamsite

Inloggen op een teamsite

U hebt een wachtwoord en netwerkadres nodig om u aan te melden bij een SharePoint-teamsite. U ontvangt deze items waarschijnlijk van uw vriendelijke systeembeheerder in de buurt. Volg deze stappen om in te loggen op een SharePoint-teamsite:

  1.  Open een webbrowser en navigeer naar de teamsite van uw organisatie. Hoe het webadres van uw teamsite eruitziet, hangt af van of uw bedrijf zijn eigen domeinnaam (zoals company.com) of de standaardnaamgeving van Office 365 gebruikt (die er ongeveer uitziet als uw bedrijf.sharepoint.com).  Als u om referenties wordt gevraagd, voert u uw gebruikersnaam in, voert u uw wachtwoord in en klikt u op OK. Wat er vervolgens gebeurt, is afhankelijk van hoe uw lokale (lokale) omgeving eruit ziet en hoe de beheerder SharePoint heeft geconfigureerd. Je mag op de teamsite terechtkomen zonder je gebruikersnaam en wachtwoord in te voeren.

Wegwijs in een SharePoint Online-teamsite

Raadpleeg de voorgaande afbeelding terwijl u een typische Sharepoint-teamsite bezoekt:

  • App Launcher: voor het starten van Office 365-webapplicaties. Vanwege zijn uiterlijk wordt het soms het wafelmenu genoemd. Meldingen: voor het ontvangen van administratieve en door de gebruiker gedefinieerde waarschuwingen. Instellingen: voor het wijzigen van gebruikersinstellingen. Welke opties u krijgt, hangt af van uw toegangsniveau. Gebruikersmenu: voor het aanmelden, afmelden en het bekijken van uw profiel. Site search: voor het vinden van inhoud op de site. Navigatievenster: voor toegang tot populaire inhoud op de teamsite. Meestal bepaalt een sitebeheerder wat er in het navigatievenster verschijnt. Lijsten: voor het opsommen van taken die moeten worden uitgevoerd, inclusief projectwerkitems en algemene “te doen” items. SharePoint biedt vooraf gebouwde sjablonen voor verschillende soorten lijsten, waarvan u veel lijstitems kunt toewijzen aan specifieke SharePoint-gebruikers. Documentbibliotheken: voor het hosten van bestanden die u en andere teamleden kunnen openen en eraan werken.

Een SharePoint-site is een website zoals elke andere. U kunt in uw browser bladwijzers maken naar de plaatsen in SharePoint die u vaak bezoekt.

Hoe te werken met documentbibliotheken

De documentbibliotheek is de fundamentele gegevensrepository op een SharePoint-site. Laat u niet misleiden door het woorddocument. U kunt elk type bestand opslaan in een documentbibliotheek.

Gebruik de documentbibliotheek om bestanden op te slaan voor samenwerking. Op deze pagina's wordt uitgelegd hoe u bestanden in de documentbibliotheek kunt openen, bestanden kunt uploaden, bestanden gelijktijdig kunt bewerken en bestanden kunt delen.

Een bestand openen in een documentbibliotheek

Volg deze stappen om een ​​bestand te zoeken en te openen:

  1.  Gebruik de navigatiebalk om het bestand te zoeken en te selecteren dat u wilt openen. De beheerder heeft mogelijk een snelkoppeling naar de documentbibliotheek op de startpagina van de Teamsite of elders op de site geplaatst.  Klik op de knop Openen (de drie puntjes) naast de naam van het bestand dat u wilt openen. Er verschijnt een pop-upvenster, zoals weergegeven. Het toont u een voorbeeld van het bestand, zodat u zeker weet dat u het juiste opent.  Klik op de knop Meer acties (opnieuw drie stippen). De afbeelding toont waar de knop Meer acties zich bevindt. Er verschijnt een pop-upmenu met alle mogelijke acties die u met het bestand kunt uitvoeren, zoals weergegeven.  Open het bestand. U kunt het bestand openen in een Office-bureaubladtoepassing of een Office Web-app:
  • Office-bureaubladtoepassing: kies de eerste optie in het pop-upmenu. Als u bijvoorbeeld te maken hebt met een Word-document, kiest u Openen in Word. Het bestand wordt naar uw computer gedownload, zodat u daar kunt werken. Wijzigingen die u aanbrengt in het bestand op uw computer, worden automatisch geüpload naar de kopie die is opgeslagen op SharePoint. Office Web App: kies de tweede optie in het pop-upmenu, de optie met het woord online in de naam. Er wordt een web-app geopend zodat u het bestand kunt bewerken.
SharePoint-documentbibliotheek

Hier is een snelkoppeling: klik op een naam in een documentbibliotheek om een ​​bestand in een Office Web-app te openen.

Hoe met collega's aan hetzelfde bestand te werken

Soms wanneer je probeert een bestand te openen, kan dit niet omdat iemand er als eerste is aangekomen. Beheerders beslissen of meerdere personen tegelijkertijd een bestand kunnen bewerken.

Als een bestand meer dan één editor toestaat, volgt u deze stappen om een ​​bestand te openen dat momenteel wordt bewerkt en uw eigen bijdragen te leveren:

  1.  Open een bestand in de documentbibliotheek. In het vorige onderwerp in dit hoofdstuk wordt uitgelegd hoe u een bestand kunt openen. De volgende afbeelding toont een Word-bestand dat is geopend in de Word Web App.  Zoek naar aanwijzingen dat het bestand momenteel door een collega wordt bewerkt. Zoals getoond, vertelt de Word Web App u de naam (of namen) van anderen die aan het bestand werken. Als u goed kijkt, kunt u ook de cursorlocatie van andere editors zien. SharePoint is prima om meerdere mensen aan hetzelfde bestand te laten samenwerken.  Breng uw redactionele wijzigingen aan in het bestand.  Wanneer u klaar bent met bewerken, klikt u op de knop Terug van de webbrowser of de Office 365 App Launcher om terug te keren naar de teamsite. Maak je geen zorgen over het opslaan van wijzigingen in een bestand. Office 365 slaat uw wijzigingen automatisch op.
Co-bewerking in SharePoint Online

Bestanden uploaden naar een documentbibliotheek

Volg deze stappen om een ​​bestand van uw computer te uploaden naar een SharePoint Online-documentbibliotheek:

  1.  Ga in SharePoint naar de documentbibliotheek waar u het bestand wilt uploaden.  Klik op uploaden. Zoals weergegeven in de volgende afbeelding, verschijnt het dialoogvenster Een document toevoegen. Neem contact op met uw beheerder als u de knop Uploaden niet ziet in een documentbibliotheek. Mogelijk hebt u geen toestemming om bestanden te uploaden.  Klik in het dialoogvenster Een document toevoegen op de knop Bestanden kiezen.  Selecteer in het dialoogvenster Openen het bestand dat u wilt uploaden en klik op Openen. U kunt meer dan één bestand uploaden door er meer dan één te selecteren in het dialoogvenster Openen.  Voer indien nodig versieopmerkingen in het dialoogvenster Een document toevoegen in. SharePoint kan worden geconfigureerd om meerdere versies van hetzelfde document op te slaan. Uw beheerder kan u vragen opmerkingen in te voeren om het bestand te beschrijven dat u uploadt.  Klik OK. Terwijl u bezig bent, kunt u kijken of het bestand dat u heeft geüpload, wordt weergegeven in de documentbibliotheek.
uploaden naar documentbibliotheek

Om bestanden te uploaden, kunt u een of meer bestanden vanuit een Verkenner-venster op uw computer slepen en ze in een documentbibliotheek neerzetten. Wat handig!

Bestanden delen met collega's

In SharePoint-terminologie betekent delen dat collega's bewust worden gemaakt van een bestand dat ze kunnen bewerken. Nadat u een bestand hebt gedeeld, kunt u collega's per e-mail waarschuwen dat het bestand is gedeeld. Soms staan ​​beheerders iemand niet toe een bestand te delen, maar als u bestanden kunt delen, volgt u deze stappen om een ​​bestand met een collega te delen:

  1.  Zoek het bestand dat u wilt delen en klik op de knop Openen. Zoek naar de drie puntjes naast de bestandsnaam om de knop Openen te vinden. Er verschijnt een pop-upvenster.  Klik op Delen onder aan het pop-upvenster. U ziet het dialoogvenster Delen, zoals weergegeven. office-uitnodigend-samenwerking Een collega uitnodigen om samen te werken aan een bestand.  Voer de naam in van de persoon met wie u het bestand wilt delen. SharePoint opent een vervolgkeuzelijst zodra u begint te typen. U kunt een naam uit de lijst kiezen.  Voer een beschrijvend bericht in. U legt misschien uit wat het bestand is en waarom u het wilt delen.  Schakel de optie Aanmelden vereist in of uit. Schakel de optie Aanmelden vereist uit als u het bestand wilt delen met mensen buiten uw organisatie. Voor normaal zakelijk gebruik, selecteer deze optie om ervoor te zorgen dat alleen teamsite-leden het bestand kunnen bekijken.  Selecteer de optie Stuur een e-mailuitnodiging.  Klik op de knop Delen.

De volgende afbeelding laat zien hoe een deelbericht eruit ziet voor de persoon die het ontvangt. De ontvanger kan op de knop Openen klikken om het bestand te openen en ermee aan de slag te gaan.

Een uitnodiging om een ​​bestand te delen.

Hoe bestanden offline te bekijken

Soms heeft uw computer geen toegang tot de SharePoint Online-portal. Stel je bijvoorbeeld voor dat je in een vliegtuig zit en sommige werkbestanden moet bijwerken, maar dat je niet bent verbonden met SharePoint. Om dit probleem van offline documenttoegang op te lossen, biedt Office 365 ons de mogelijkheid om bestanden te synchroniseren. Met synchronisatie hebt u toegang tot SharePoint-bestanden op uw lokale computer en hoeft u zich geen zorgen te maken over een internetverbinding. Nadat u opnieuw verbinding hebt gemaakt met internet (nadat het vliegtuig is geland), synchroniseert OneDrive de bestanden met hun online tegenhangers.

Het is belangrijk om te begrijpen dat OneDrive twee exemplaren van elk bestand synchroniseert, één exemplaar opgeslagen in een SharePoint Online-documentbibliotheek en het andere exemplaar lokaal opgeslagen op uw computer.

Volg deze stappen om SharePoint-bestanden te synchroniseren met bestanden met dezelfde naam op OneDrive:

  1.  Zoek in SharePoint de documentbibliotheek die u met uw computer wilt synchroniseren. U hoeft niet elke documentbibliotheek van uw teamsite te synchroniseren. Synchroniseer alleen de bestanden waartoe u offline toegang wilt hebben.  Klik in het menu van de documentbibliotheek op Synchroniseren. De volgende afbeelding toont waar de knop Synchroniseren zich bevindt. Een pop-upmelding geeft aan dat SharePoint de inhoud van de documentbibliotheek downloadt en synchroniseert met uw OneDrive voor Bedrijven-client.  Klik in het systeemvak van de Windows 10-taakbalk op het OneDrive-pictogram. Zoals getoond, ziet dit pictogram eruit als een wolk. Er verschijnt een lijst met recent gesynchroniseerde bestanden, in dit geval bestanden uit de documentbibliotheek.  Klik in het OneDrive-venster op Map openen om uw lokale bestandskopieën te bekijken. Vanaf nu kunt u lokaal of rechtstreeks vanuit SharePoint aan deze bestanden werken. OneDrive houdt alle wijzigingen automatisch gesynchroniseerd.

Dieper ingaan op Office 365

Office 365 biedt het Delve-scherm om uw profiel bij te werken en beter te communiceren met teamleden. Afhankelijk van de grootte van uw organisatie kan het enorm nuttig zijn om ervoor te zorgen dat uw Office 365-profiel up-to-date is. Collega's kunnen uw Office 365-profiel bekijken om te zien of u geschikt bent voor een project. Ze kunnen naar je profiel kijken om te ontdekken hoe ze je kunnen vinden. Het Delve-scherm lijkt een beetje op een portaal voor sociale media omdat het een gemakkelijke manier is om met uw team te communiceren.

Volg deze stappen om dieper in Office 365 te duiken:

  1.  Open in SharePoint Online het menu Gebruiker en klik op Mijn profiel. Het gebruikersmenu bevindt zich in de rechterbovenhoek van het Office 365-scherm. Het scherm Delve wordt geopend, zoals weergegeven.  Gebruik de bedieningselementen in het scherm Delve om uw profiel bij te werken en te communiceren met collega's. U kunt dit scherm aanpassen om uzelf meer presentabel te maken voor uw collega's.  Klik op Profiel bijwerken wanneer u klaar bent met het aanbrengen van uw wijzigingen.