1. BusinessStart een BusinessBasic-boekhoudvoorwaarden voor eigenaren van kleine bedrijven

Door Eric Tyson, Bob Nelson

Wilt u uw eigen kleine bedrijf beginnen? Voordat u de boekhouding kunt beginnen en de boeken voor uw kleine bedrijf kunt gaan houden, zijn de eerste dingen waar u grip op moet krijgen de belangrijkste boekhoudvoorwaarden. Hierna volgt een lijst met boekhoudvoorwaarden die alle boekhouders dagelijks gebruiken.

Boekhouding voor kleine bedrijven

Rekeningen voor de balans

Hier zijn een paar eenvoudige boekhoudvoorwaarden die u wilt weten:

  • Balans: de financiële staat die een momentopname weergeeft van de financiële positie van het bedrijf (activa, passiva en eigen vermogen) op een bepaalde datum in de tijd. Het wordt een balans genoemd omdat de bezittingen van het bedrijf (activa) gelijk moeten zijn aan de vorderingen op die activa (passiva en eigen vermogen). Op een ideale balans moeten de totale activa gelijk zijn aan de totale verplichtingen plus het totale eigen vermogen. Als uw cijfers voldoen aan deze formule, zijn de boeken van het bedrijf in balans. (Ga naar hoofdstuk 3 in boek 3 voor meer informatie over de balans.) Activa: alle dingen die een bedrijf bezit om zijn bedrijf succesvol te runnen, zoals geld, gebouwen, land, gereedschap, apparatuur, voertuigen en meubels. Verplichtingen: alle schulden die het bedrijf verschuldigd is, zoals obligaties, leningen en onbetaalde rekeningen. Eigen vermogen: al het geld dat de eigenaren in het bedrijf hebben geïnvesteerd. In een klein bedrijf dat eigendom is van één persoon of een groep mensen, wordt het eigen vermogen van de eigenaar weergegeven in een kapitaalaccount. In een groter bedrijf dat is opgericht, wordt het eigen vermogen van de eigenaar weergegeven in aandelen. Een andere belangrijke aandelenrekening is Ingehouden winst, die alle bedrijfswinsten bijhoudt die opnieuw in het bedrijf zijn geïnvesteerd in plaats van aan de eigenaars van het bedrijf worden uitbetaald. Kleine, niet-geïncorporeerde bedrijven volgen geld dat aan eigenaren wordt uitbetaald in een tekenrekening, terwijl geïncorporeerde bedrijven geld aan eigenaren uitdelen door dividenden te betalen (een deel van de winst van het bedrijf betaald door aandeel van gewone aandelen voor het kwartaal of het jaar).

Rekeningen voor de resultatenrekening

Hier zijn een paar boekhoudkundige voorwaarden met betrekking tot de winst- en verliesrekening die u wilt weten:

  • Resultatenrekening: de jaarrekening die een samenvatting geeft van de financiële activiteit van het bedrijf gedurende een bepaalde periode, zoals een maand, kwartaal of jaar. Het overzicht begint met verdiende inkomsten, trekt de kosten van verkochte goederen en de kosten af ​​en eindigt met de onderste regel - nettowinst of verlies. (Zie hoofdstuk 2 in boek 3 voor meer informatie over de winst- en verliesrekening.) Opbrengst: al het geld dat wordt ingezameld tijdens het verkopen van de goederen en diensten van het bedrijf. Sommige bedrijven ontvangen ook inkomsten via andere middelen, zoals het verkopen van activa die het bedrijf niet langer nodig heeft of het verdienen van rente door kortlopende leningen aan werknemers of andere bedrijven aan te bieden. Kosten van verkochte goederen: al het geld dat wordt uitgegeven om de producten of diensten die een bedrijf aan zijn klanten wil verkopen, te kopen of te maken. Kosten: al het geld dat wordt uitgegeven om het bedrijf te exploiteren dat niet direct verband houdt met de verkoop van individuele goederen of diensten.

Andere gemeenschappelijke boekhoudvoorwaarden

Enkele andere veel voorkomende boekhoudvoorwaarden zijn de volgende:

  • Boekhoudperiode: de tijd gedurende welke financiële informatie wordt gevolgd. De meeste bedrijven volgen hun financiële resultaten op maandelijkse basis, dus elke boekhoudperiode is gelijk aan één maand. Sommige bedrijven kiezen ervoor om driemaandelijks financiële rapporten te maken, dus de boekhoudperioden zijn 3 maanden. Andere bedrijven kijken alleen naar hun resultaten op jaarbasis, dus hun boekhoudperioden zijn 12 maanden. Bedrijven die hun financiële activiteiten maandelijks bijhouden, maken meestal ook kwartaal- en jaarverslagen (een eindejaarsoverzicht van de activiteiten en financiële resultaten van het bedrijf) op basis van de informatie die ze verzamelen. Debiteurenadministratie: de account die wordt gebruikt om alle klantverkopen bij te houden die worden gerealiseerd met winkeltegoed. Winkelkrediet verwijst niet naar creditcardverkopen, maar eerder naar verkopen waarbij de klant rechtstreeks krediet krijgt van de winkel en de winkel op een later tijdstip de betaling van de klant moet innen. Accounts Payable: het account dat wordt gebruikt om alle openstaande facturen bij te houden van leveranciers, aannemers, consultants en andere bedrijven of personen bij wie het bedrijf goederen of diensten koopt. Afschrijving: een boekhoudmethode die wordt gebruikt om de veroudering en het gebruik van activa bij te houden. Als u bijvoorbeeld een auto bezit, weet u dat elk jaar dat u de auto gebruikt, de waarde ervan wordt verlaagd (tenzij u een van die klassieke auto's bezit die in waarde stijgen). Elk belangrijk bedrijfsmiddel dat een bedrijf leeftijden heeft en uiteindelijk moet worden vervangen, inclusief gebouwen, fabrieken, apparatuur en andere belangrijke bedrijfsmiddelen. Grootboek: waar alle accounts van het bedrijf worden samengevat. Het grootboek is de grootvader van het boekhoudsysteem. Rente: het geld dat een bedrijf moet betalen als het geld leent van een bank of ander bedrijf. Wanneer u bijvoorbeeld een auto koopt met een autolening, moet u niet alleen het geleende bedrag betalen, maar ook extra geld of rente op basis van een percentage van het geleende bedrag. Voorraad: het account dat alle producten bijhoudt die aan klanten worden verkocht. Tijdschriften: waar boekhouders gegevens bijhouden (in chronologische volgorde) van dagelijkse bedrijfstransacties. Elk van de meest actieve accounts, inclusief contant geld, crediteuren en crediteuren, heeft zijn eigen dagboek. Payroll: de manier waarop een bedrijf zijn werknemers betaalt. Het beheren van de loonlijst is een sleutelfunctie van de boekhouder en omvat het melden van vele aspecten van de loonlijst aan de overheid, inclusief belastingen die moeten worden betaald namens de werknemer, werkloosheidsbelasting en werknemerscompensatie. Proefbalans: hoe u test om er zeker van te zijn dat de boeken in balans zijn voordat u informatie voor de financiële rapporten verzamelt en de boeken sluit voor de boekhoudperiode.

Kijk hier voor een korte lijst met belangrijke financiële documenten voor uw kleine bedrijf.

  1. BusinessStart een BusinessJob Coaching Tips om carrièregroei en succes bij uw werknemers te bevorderen

Door Eric Tyson, Bob Nelson

Jobcoaching speelt een cruciale rol in het leerproces voor werknemers die hun vaardigheden, kennis en zelfvertrouwen ontwikkelen. Uw werknemers leren niet effectief wanneer u hen eenvoudig vertelt wat ze moeten doen. In feite leren ze meestal helemaal niet.

Met de juiste begeleiding kan iedereen een goede jobcoach zijn. Dit artikel gaat in op wat effectieve jobcoaches doen en hoe ze dit doen, zodat u uw werknemers kunt coachen naar succesvolle resultaten.

Jobcoaching

Dienen als zowel manager als jobcoach

Zelfs als je een redelijk goed idee hebt van wat het betekent om een ​​manager te zijn, weet je echt wat het betekent om een ​​coach te zijn? Een coach is een collega, counselor en cheerleader, allemaal samengevoegd. Ben je op basis van die definitie een coach? Waarom of waarom niet?

Je bent zeker bekend met de rol van jobcoaches in andere gebieden. Een drama-coach is bijvoorbeeld bijna altijd een volleerd acteur of actrice. De taak van de drama-coach is om audities voor onderdelen uit te voeren, rollen toe te wijzen, repetities te plannen, castleden te trainen en te leiden tijdens repetities en de acteurs en actrices te ondersteunen en aan te moedigen tijdens de productie van de laatste fase. Deze rollen verschillen niet zoveel van de rollen die managers in een bedrijf vervullen, toch?

Coachen van een team van individuen is niet eenvoudig, en bepaalde kenmerken maken sommige coaches beter dan anderen. Gelukkig kun je, net als bij de meeste andere zakelijke vaardigheden, de eigenschappen van goede coaches ontdekken, oefenen en verbeteren. Je kunt altijd ruimte vinden voor verbetering en goede coaches zijn de eersten die dit toegeven. Hier volgen de belangrijkste kenmerken en taken voor coaches:

  • Jobcoaches stellen doelen. Of de visie van een klein bedrijf is om de leidende pizzafranchise in de stad te worden, om de inkomsten met 20 procent per jaar te verhogen, of gewoon om de muren van de breakroom geverfd te krijgen dit jaar, coaches werken samen met hun werknemers om doelen en deadlines voor voltooiing te bepalen. Ze gaan dan weg en laten hun werknemers bepalen hoe de doelen te bereiken. Jobcoaches ondersteunen en stimuleren. Werknemers - zelfs de beste en meest ervaren - kunnen van tijd tot tijd gemakkelijk worden ontmoedigd. Wanneer werknemers nieuwe taken aan het leren zijn, wanneer een langetermijnaccount verloren is of wanneer het bedrijfsleven niet goed loopt, zijn er coaches klaar om in te stappen en de teamleden door het ergste te helpen. "Dat is goed, Kim. Je hebt geleerd van je fout en ik weet dat je het de volgende keer goed zult doen! " Jobcoaches benadrukken teamsucces boven individueel succes. De algemene prestaties van het team zijn de belangrijkste zorg, niet de geweldige vaardigheden van een bepaald teamlid. Coaches weten dat niemand een heel team naar succes kan brengen; winnen vergt de gecombineerde inspanningen van alle teamleden. De ontwikkeling van teamworkvaardigheden is een cruciale stap in de vooruitgang van een werknemer in een bedrijf. Jobcoaches kunnen snel de talenten en tekortkomingen van teamleden beoordelen. De meest succesvolle jobcoaches kunnen snel de sterke en zwakke punten van hun teamleden bepalen en, als gevolg daarvan, hun benadering hierop afstemmen. Als een teamlid bijvoorbeeld over sterke analytische vaardigheden maar slechte presentatievaardigheden beschikt, kan een coach zich concentreren op het ondersteunen van de ontwikkeling van betere presentatievaardigheden door de werknemer. "Weet je, Mark, ik wil wat tijd met je doorbrengen om te werken aan het effectiever maken van je viewgraph-presentaties." Jobcoaches inspireren hun teamleden. Door hun steun en begeleiding zijn coaches bekwaam in het inspireren van hun teamleden tot het hoogste niveau van menselijke prestaties. Teams van geïnspireerde individuen zijn bereid om alles te doen wat nodig is om de doelen van hun organisatie te bereiken. Jobcoaches creëren omgevingen waarin individuen slagen. Geweldige coaches zorgen ervoor dat hun werkplekken zijn gestructureerd zodat teamleden risico's kunnen nemen en hun grenzen kunnen verleggen zonder angst voor vergelding als ze falen. Jobcoaches zijn beschikbaar om hun werknemers te adviseren of gewoon om naar hun problemen te luisteren, indien nodig. "Carol, heb je even tijd om een ​​persoonlijk probleem te bespreken?" Jobcoaches geven feedback. Communicatie en feedback tussen coach en medewerker is een cruciaal onderdeel van het coachingproces. Medewerkers moeten weten waar ze in het bedrijf staan ​​- wat ze goed doen en wat ze fout doen. Even belangrijk is dat werknemers hun coaches moeten laten weten wanneer ze hulp of assistentie nodig hebben. En beide partijen hebben deze dialoog op tijdige basis nodig, op een permanente basis - niet slechts eenmaal per jaar in een evaluatie van de prestaties.

Iemand ontslaan vormt geen effectieve feedback. Tenzij een werknemer een of andere ondraaglijke overtreding heeft begaan (zoals fysiek geweld, diefstal of intoxicatie op het werk), moet een manager de werknemer voldoende mondelinge en schriftelijke feedback geven voordat hij zelfs een beëindiging overweegt. Het geven van verschillende waarschuwingen biedt werknemers kansen om tekortkomingen te corrigeren die ze misschien niet kunnen zien.

Identificeer de tools van een jobcoach

Jobcoaching is geen eendimensionale activiteit. Omdat elke persoon anders is, stemmen de beste jobcoaches hun aanpak af op de specifieke, individuele behoeften van hun teamleden. Als een teamlid onafhankelijk is en slechts af en toe begeleiding nodig heeft, moet u herkennen waar ze staat en dat niveau van ondersteuning bieden. Deze ondersteuning kan bestaan ​​uit een incidentele, informele voortgangscontrole tijdens de rondes op kantoor

Aan de andere kant, als een ander teamlid onzeker is en meer begeleiding nodig heeft, moet de jobcoach de positie van deze medewerker herkennen en indien nodig assisteren. In dit geval kan ondersteuning bestaan ​​uit frequente, formele vergaderingen met de werknemer om de voortgang te beoordelen en indien nodig advies en richting te geven.

Hoewel je je eigen stijl van jobcoaching hebt, gebruiken de beste coaches bepaalde technieken om de beste prestaties van hun teamleden te verkrijgen:

  • Maak tijd voor teamleden. Managen is vooral een mensenbaan. Een deel van het zijn van een goede manager en coach is beschikbaar zijn voor uw medewerkers wanneer zij uw hulp nodig hebben. Als u niet beschikbaar bent, kunnen uw werknemers andere wegen zoeken om aan hun behoeften te voldoen - of gewoon stoppen met proberen met u samen te werken. Houd uw deur altijd open voor uw werknemers en onthoud dat zij uw eerste prioriteit zijn. Beheer door rond te lopen. Verlaat regelmatig uw kantoor en bezoek uw werknemers op hun werkstations. 'Heb ik even, Elaine? Natuurlijk heb ik altijd tijd voor jou en de andere personeelsleden. ' Zorg voor context en visie. In plaats van medewerkers eenvoudig te vertellen wat ze moeten doen, leggen effectieve jobcoaches het waarom uit. Coaches bieden hun werknemers context en een groot perspectief. In plaats van lange lijsten met do's en don’s te spuiten, leggen ze uit hoe een systeem of procedure werkt en definiëren ze vervolgens de onderdelen van hun werknemers in het dingenplan. “Chris, jij hebt een zeer belangrijke rol in de financiële gezondheid en vitaliteit van ons bedrijf. Door ervoor te zorgen dat onze klanten hun facturen binnen 30 dagen na verzending van hun producten betalen, kunnen we onze cashflow aan de positieve kant houden en kunnen we onze verplichtingen zoals huur, elektriciteit en uw salaris op tijd betalen. " Kennis en perspectief overbrengen. Een groot voordeel van het hebben van een goede jobcoach is de mogelijkheid om te leren van iemand die meer ervaring heeft dan jij. In reactie op de unieke behoeften van elk teamlid dragen coaches hun persoonlijke kennis en perspectief over. 'We hebben deze exacte situatie ongeveer vijf jaar geleden meegemaakt, Dwight. Ik ga je vertellen wat we toen hebben gedaan en ik wil dat je me vertelt of je denkt dat het vandaag nog steeds logisch is. " Wees een klankbord. Jobcoaches bespreken nieuwe ideeën en benaderingen om problemen met hun werknemers op te lossen. Jobcoaches en werknemers kunnen de implicaties van verschillende benaderingen voor het oplossen van een probleem en rollenspel klant- of klantreacties overwegen voordat ze echt worden uitgeprobeerd. Door actieve luistervaardigheden te gebruiken, kunnen coaches hun werknemers vaak helpen bij het oplossen van problemen en zelf de beste oplossingen bedenken. "Oké, Priscilla, je hebt me verteld dat je niet denkt dat je klant een prijsstijging van 20 procent zal kopen. Welke opties heb je om de prijsverhoging te presenteren en zijn sommige smakelijker dan andere? " Verkrijg benodigde middelen. Soms kunnen coaches hun werknemers helpen de sprong te maken van marginale naar uitstekende prestaties, simpelweg door de middelen te bieden die werknemers nodig hebben. Deze middelen kunnen vele vormen aannemen: geld, tijd, personeel, apparatuur of andere materiële activa. “Dus, Gene, heb je er vertrouwen in dat we onze cashflow kunnen verbeteren als we nog een paar bedienden in collecties gooien? Oké, we zullen het proberen. " Bied een helpende hand. Voor een werknemer die een nieuwe baan leert en nog steeds verantwoordelijk is voor het uitvoeren van haar huidige baan, kan de totale werklast overweldigend zijn. Coaches kunnen werknemers door deze overgangsfase helpen door de huidige taken aan andere werknemers toe te wijzen, overuren te autoriseren of andere maatregelen te nemen om de druk te verlichten. “Phoebe, terwijl je leert hoe je die nieuwe netwerkserver kunt oplossen, ga ik je onderhoudswerkbelasting aan Rachel toewijzen. we kunnen aan het einde van de week weer samenkomen om te zien hoe het met je gaat. "

Effectieve jobcoaches geven les via show en tell

Naast de voor de hand liggende taakcoaching van het ondersteunen en aanmoedigen van werknemers in hun zoektocht naar de doelen van een organisatie, leren managers als coaches hun werknemers ook hoe ze de doelen van een organisatie kunnen bereiken. Op basis van uw ervaring leidt u uw werknemers stap voor stap door werkprocessen of procedures. Nadat ze hebben ontdekt hoe ze een taak moeten uitvoeren, delegeert u de volledige autoriteit en verantwoordelijkheid voor de uitvoering ervan aan hen.

Voor de overdracht van specifieke vaardigheden kunt u geen betere manier van lesgeven en geen betere manier van leren vinden dan de show-and-tell-methode. Ontwikkeld door een Amerikaanse industriële samenleving na de Tweede Wereldoorlog, wanhopig om snel nieuwe werknemers te trainen in productieprocessen, is show-and-tell mooi in zijn eenvoud en effectiviteit.

Show-and-tell-coaching bestaat uit drie stappen:

  1.  Jij wel, zeg je. Ga zitten met uw werknemers en leg de procedure in algemene termen uit terwijl u de taak uitvoert.  Dat doen ze, zegt u. Laat de werknemers nu dezelfde procedure uitvoeren als u elke stap in de procedure uitlegt.  Dat doen ze, zeggen ze. Laat uw medewerkers ten slotte de taak opnieuw uitvoeren terwijl ze u uitleggen wat ze doen.

Laat werknemers tijdens het doorlopen van deze stappen een "cheatsheet" maken van de nieuwe stappen waarnaar ze verwijzen tot ze een gewoonte worden.

Goede jobcoaches maken keerpunten tot grote successen

Ondanks de populaire indrukken van het tegendeel, is 90 procent van het management niet het grote evenement - de verblindende flits van schittering die markten creëert waar er voorheen geen bestond, de prachtige onderhandeling die resulteert in ongekende niveaus van unie-managementsamenwerking, of de meesterlijke slag die het bedrijf in de grote competities katapulteert. Nee, 90 procent van het werk van een manager bestaat uit het dagelijks weghakken van problemen en het vormgeven van talenten.

De beste coaches zijn voortdurend op zoek naar keerpunten - de dagelijkse kansen om te slagen die beschikbaar zijn voor alle werknemers.

De grote successen - de overwinningen op concurrenten, de dramatische stijgingen van inkomsten of winsten, de verbazingwekkende nieuwe producten - zijn meestal het resultaat van het bouwen van een fundament van talloze kleine successen onderweg.

Een telefonisch systeem beter laten reageren op de behoeften van uw klanten, een werknemer naar een seminar over tijdbeheer sturen, een geweldige verkoopovereenkomst schrijven, een zinvolle prestatiebeoordeling met een werknemer uitvoeren, een potentiële klant ontmoeten voor de lunch - allemaal keerpunten op de gemiddelde werkdag. Hoewel elk evenement op zichzelf misschien niet bijzonder spectaculair is, kunnen ze in de loop van de tijd tot grote dingen oplopen.

Dit is de taak van een coach. In plaats van dynamiet te gebruiken om het bedrijf in één klap te transformeren (en de kans te grijpen om hun bedrijf, hun werknemers of zichzelf in het proces te vernietigen), zijn jobcoaches net als de oude steenhouwers die de grote piramides van Egypte bouwden. De beweging en plaatsing van elke afzonderlijke steen leek misschien geen groot probleem wanneer het als een afzonderlijke activiteit werd beschouwd.

Elk was echter een belangrijke stap in het bereiken van het ultieme resultaat - de bouw van ontzagwekkende structuren die duizenden jaren van oorlog, weer en toeristen hebben doorstaan.

Neem jobcoaching op in uw dagelijkse interacties

Jobcoaches richten zich dagelijks op tijd doorbrengen met werknemers om hen te helpen slagen - om hun vooruitgang te beoordelen en om te ontdekken wat zij kunnen doen om de werknemers te helpen profiteren van de keerpunten die zich elke dag voordoen. Jobcoaches vullen de capaciteiten en ervaring van hun medewerkers aan en vullen deze aan door hun eigen capaciteiten en ervaring aan tafel te brengen. Ze belonen positieve prestaties en helpen hun werknemers belangrijke lessen te leren door fouten te maken - lessen die op hun beurt de werknemers helpen hun toekomstige prestaties te verbeteren.

Stel bijvoorbeeld dat u een jonge en onervaren, maar heldere en energieke verkooptrainee bij uw personeel heeft. Uw werknemer heeft uitstekend werk gedaan om klanten te contacteren en verkoopgesprekken te voeren, maar ze heeft haar eerste deal nog niet gesloten. Wanneer je hierover met haar praat, geeft ze toe dat ze nerveus is over haar eigen persoonlijke keerpunt: ze maakt zich zorgen dat ze in de war raakt voor de klant en de deal op het laatste moment opblaast. Ze heeft jouw coaching nodig.

De volgende richtlijnen kunnen u, de jobcoach, helpen om de zorgen van alle medewerkers aan te pakken:

  • Ontmoet uw medewerker. Maak zo snel mogelijk een afspraak met uw medewerker voor een ontspannen bespreking van de zorgen. Zoek een rustige plek zonder afleiding en zet uw telefoon in de wacht of stuur deze door naar voicemail. Luister! Een van de meest motiverende dingen die iemand voor een ander kan doen, is luisteren. Vermijd onmiddellijke oplossingen of lezingen. Voordat u een woord zegt, vraagt ​​u uw werknemer om u op de hoogte te houden van de situatie, haar zorgen en mogelijke benaderingen of oplossingen die zij in overweging heeft genomen. Laat haar het woord voeren terwijl jij luistert. Versterk het positieve. Begin met te wijzen op wat uw werknemer goed heeft gedaan in de specifieke situatie. Laat uw medewerker weten wanneer ze op de goede weg is. Geef haar positieve feedback op haar prestaties. Markeer verbeterpunten. Wijs op wat uw werknemer moet doen om te verbeteren en vertel haar wat u kunt doen om te helpen. Spreek de hulp af die u kunt bieden, of uw werknemer verdere training, een verhoogd budget, meer tijd of iets anders nodig heeft. Wees enthousiast over je vertrouwen in het vermogen van de werknemer om geweldig werk te doen. Doorlopen. Nadat u hebt bepaald wat u kunt doen om uw werknemer te ondersteunen, doet u het! Let op wanneer ze verbetert. Controleer periodiek de voortgang van uw medewerker en bied uw ondersteuning indien nodig.

Wees vooral geduldig. Je kunt jobcoaching niet alleen op jouw voorwaarden uitvoeren. Begrijp in het begin dat iedereen anders is. Sommige werknemers slaan sneller aan dan anderen en sommige werknemers hebben meer tijd nodig om zich te ontwikkelen. Verschillen in bekwaamheid maken bepaalde werknemers niet beter of slechter dan hun collega's - ze maken ze gewoon anders. Net zoals u tijd nodig hebt om relaties op te bouwen en vertrouwen in het bedrijfsleven, hebben uw werknemers tijd nodig om vaardigheden en ervaring te ontwikkelen.